Hoe migreren we van excel/een ander systeem naar eLAS?
Ingezonden door gvansanden op ma, 12/05/2011 - 10:58
Migreren naar eLAS van een offline systeem of een ander LETS systeem is relatief simpel. De eerste beslissing die moet genomen worden is of de historische transacties overgezet moeten worden (dit is veel werk).
Het meest gangbare scenario is dan ook:
- Kies een datum waarop je 'live' gaat, alle voorbereidingen moeten voor die datum afgerond worden. Kies een datum (met wat marge) daarvoor tot wanneer het oude systeem actief is (om de laatste gegevens zoals saldi over te zetten).
- Zet eLAS in 'maintenance' (via het menu instellingen) zodat niemand kan inloggen tot de afgesproken datum
- Voer alle gebruikers in eLAS in, eventueel al met hun Vraag en Aanbod (of vraag hen dit te doen als de site in orde is)
Als je een mailadres invoert bij het aanmaken van de gebruikers en de optie 'activatiemail' aan laat staan krijgen ze automatisch een mail met de link, username en wachtwoord toegestuurd. - Maak ook een gebruiker aan voor het secretariaat en een opstartrekening (voor het overdragen van de saldi)
- Zet eventuele interlets koppelingen met andere groepen op, dit kan ook later gebeuren
- Na het afsluitmoment van het oude systeem heb je het actueel saldo per lid.
- Gebruik de opstartrekening om alle saldi (inclusief secretartiaat) over te schrijven. Een transactie van opstart naar een lid voor een positief saldo, van het lid naar opstart voor een negatief saldo.
- Op het einde van deze reeks moet opstart op 0 staan (als de oude boekhouding correct was en er geen fouten ingegeven werden), je kan de opstartrekening nu deactiveren (niet verwijderen want er zijn transacties mee gebeurd).
- Op de datum voor het 'live' gaan zet je maintenance mode uit.
Vergeet niet deze stappen goed met je gebruikers te communiceren!
Als je ook de transacties wil overzetten vervang je stap 7 door het effectief ingeven van alle historische transacties.